Vergoeding woon-werkverkeer: twee methoden

Vergoeding woon-werkverkeer: twee methoden

Wanneer u voor het woon-werkverkeer van uw werknemers een vaste vergoeding wilt uitkeren, kunt u kiezen uit twee methoden. Hoe werken deze in de praktijk? 



Eerste methode
De eerste methode wordt vooral gebruikt als een werknemer op jaarbasis altijd naar dezelfde vaste arbeidsplaats reist. Een vaste arbeidsplaats is aanwezig als de werknemer in ten minste 36 weken (70% van 52 weken) naar zijn arbeidsplaats reist. Voor de berekening van de vaste vergoeding kunt u uitgaan van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met vakantie, ziekte en verlof. Als u aannemelijk kunt maken dat het aantal werkdagen aanzienlijk hoger is (ten minste 25%), mag u uitgaan van het hogere aantal dagen. Het aantal werkdagen vermenigvuldigt u met het aantal kilometers per dag x € 0,19. De toegestane vaste vrije vergoeding per maand of per week is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door respectievelijk 12 of 52.

Korte afwezigheid 
Uiteraard moet u deze methode naar evenredigheid toepassen als een werknemer in deeltijd werkt. De vaste reiskostenvergoeding mag in principe gedurende maximaal zes weken afwezigheid worden doorbetaald. Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de vaste reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel.

Voorbeeld
Uw werknemer reist vijf dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 36 km (18 km enkele reis). Op jaarbasis is dan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toegestaan van 214 x 36 x € 0,19 = € 1463, ofwel € 121 per maand of € 28 per week.

Nacalculatie 
Bedraagt de enkele reisafstand meer dan 75 kilometer, dan kunt u wel een vaste vergoeding verstrekken maar bent u verplicht tot nacalculatie. Dit betekent dat u moet bepalen of de vergoeding overeenkomt met de daadwerkelijk afgelegde woon-werkkilometers. Een eventueel bovenmatig deel moet u tot het loon rekenen of moet uw werknemer terugbetalen. De nacalculatie doet u in principe aan het einde van het kalenderjaar of in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt. 

Tweede methode
De tweede methode is iets 'ruimer' en is bedoeld voor situaties waarin uw werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist. Deze methode werkt grotendeels hetzelfde als de eerste methode. De uitgangspunten zijn als volgt:
• u geeft een onbelaste kostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer;
• voor het vaststellen van een 'vaste arbeidsplaats' gaat u uit van ten hoogste 214 gewerkte dagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening houden met reisonderbrekingen voor bijvoorbeeld ziekte en vakantie;
• uw werknemer reist op minstens 128 dagen (namelijk 60% van 214 dagen).

Voorbeeld
Uw werknemer werkt in 2009 drie dagen per week. De afstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is voor het hele jaar dan maximaal 128 dagen (3/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 1216. Per maand kunt u uw werknemer een onbelaste vergoeding betalen van € 101 als hij in 2009 op ten minste 77 dagen (3/5 x 128) naar de vaste arbeidsplaats reist.

Per 2009 
Per 1 januari 2009 is de wetgeving aangepast in die zin dat het bij de tweede methode in plaats van minimaal 70% van 214 dagen voldoende is dat de werknemer op ten minste 60% van 214 dagen (dat is 128 dagen) op een vaste plek werkt. Door deze wijziging kan de werknemer tot twee dagen per week thuis werken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding. Hierdoor hoeft u als werkgever minder vaak een nacalculatie te maken. Daarnaast is per 2009 het criterium ‘op 214 werkdagen’ vervangen door ‘ten hoogste 214 werkdagen’. Hierdoor kunt u de vaste reiskostenvergoeding desgewenst vaststellen op een lager aantal werkdagen dan 214.

Let op! 
Voor een vaste reiskostenvergoeding gelden dezelfde voorwaarden als voor andere vaste reiskostenvergoedingen. Dit betekent dat u de vergoeding moet specificeren naar aard en omvang van de kosten. Ook moet u rekening houden met vragen van de inspecteur om eensteekproefsgewijs onderzoek onder uw werknemers te houden! Deze procedure geldt ook voor vergoedingen die op basis van een cao worden vastgesteld. 

Bron: De BelastingAdviseur >>